El Reglamento General
de Protección de Datos establece en su artículo
15 el derecho del interesado a acceder a sus datos personales. Para ello el
responsable del tratamiento debe diseñar un formulario de solicitud y ponerlo a
disposición de la persona física cuyos datos son tratados.
La solicitud debe ir acompañada de la documentación que
acredite ser el interesado o el representante en caso de ser menor de edad
(DNI, NIF o Pasaporte) y firmada dejando constancia del lugar y fecha. No
obstante, el momento desde el que comienza a contarse el plazo para que el
responsable aporte la información no es el día de la firma de la solicitud sino
el de la recepción de la misma. Si se envía por correo electrónico, será a
partir del momento en que el responsable lo recibe, al igual que si se envía
por burofax.
Es importante tener en cuenta que si bien puede enviarse por
correo ordinario o por carta certificada, no demuestra que se haya enviado la
solicitud. Es por este motivo que el responsable permita canales de comunicación
que dejen constancia del envío y el contenido de la solicitud.
Datos de contacto del
responsable del tratamiento
Antes de que el interesado solicite el ejercicio de su
derecho de acceso a los datos personales, el responsable indicará en el formulario:
1.
Nombre: bien sea una persona física o una empresa
2.
Cargo:
si se trata del Responsable de tratamiento o del Delegado de Protección de
Datos
3.
Dirección
postal: para enviarlo por burofax
4.
Correo
electrónico: para este medio el interesado deberá firmar el formulario en
papel, escanearlo y enviarlo en un formato de documento lo más normalizado
posible que impida su edición o manipulación (ejem. formato PDF)
5.
Número de
fax: es opcional ya que la dirección postal es suficiente para enviarlo a
través de la Oficina de Correos y Telégrafos
Datos del solicitante
y/o representante
El solicitante deberá identificarse aportando los siguientes
datos:
1. Nombre y apellidos
2. DNI, NIF o pasaporte
3. Dirección postal
4. Correo electrónico
5. Dirección a efecto de notificaciones en caso de
que la postal sea distinta
Estos datos deberán repetirse para que el representante del
menor o incapacitado lo solicite.
Solicitud
En este apartado se escribe el objeto de la solicitud, el
responsable del tratamiento, el tiempo máximo para aportar la información y la
dirección de la notificación:
“SOLICITA:
Que de forma gratuita
le sea facilitado el Derecho de acceso a los datos que están siendo
recopilados, almacenados y tratados por [nombre del responsable] y se
detallan en el siguiente apartado. Dicha información se remitirá a la dirección
de notificación indicada anteriormente en un plazo máximo de un mes desde la
recepción de la presente solicitud.”
Datos que desea el
interesado consultar
El interesado podrá solicitar el acceso a:
1. Datos personales
que se están tratando
En este caso se establecerá una relación completa de los
datos sin omitir. Es importante porque si alguno ha cambiado o es erróneo, el
interesado puede solicitar la rectificación y el responsable tendrá siempre actualizado
el archivo. No olvidar que los datos que se tratan deben ser exactos y estar
actualizados (art. 5.d) del RGPD)
2. Fines del
tratamiento
Especificar para qué se recogen, almacenan y tratan los
datos personales.
Por ejemplo:
-
Ejecución de un contrato existente con el
interesado
-
Cumplimiento de una obligación legal
-
Protección de intereses del interesado
-
Cumplimiento de una orden dada por un poder
público
3. Categorías a las
que pertenece cada dato personal
Las categorías más comunes son datos:
a) Identificativos: nombre, apellidos, DNI,
dirección, firma, huella, etc.
b) Características personales: fecha y lugar de
nacimiento, sexo o estado civil
c) Profesionales y académicos: formación,
experiencia profesional, asociación en colegios profesionales, puesto de
trabajo o salario
d) Comerciales: productos o servicios que compra o
consume, suscripción a publicaciones, etc.
e) Económicos: créditos, hipotecas, avales,
nominas, patrimonio, planes de pensiones o tarjetas de crédito
f) Especialmente protegidos: los relativos a
ideología, religión, creencias, raza, salud o afiliación sindical
4. Destinatarios o
terceros a los que se les puede comunicar los datos personales
En caso de que el responsable comunique datos personales a
terceros por distintas razones (ejem. gestor administrativo, proveedor de
servicios…), se indicará el nombre y datos de contacto.
Documentación que
debe aportarse
Fundamentalmente copia del DNI, NIE o Pasaporte tanto el
anverso como el reverso donde pueda verse claramente la fotografía y los datos identificativos.
En caso de que lo solicite el representante, se añadirá
igualmente copia que lo identifique.
Otra documentación importante es la de probar que el
representante actúa como tal bien a través de una copia del libro de familia,
acta notarial, resolución judicial, etc.
En caso de que existan dudas sobre la identidad del
interesado, el responsable puede solicitar información adicional.
Observaciones y
comentarios
Puede habilitarse un apartado para que el interesado escriba
aquello que pueda considerar útil para el ejercicio del derecho de acceso. Esto
ayudará al responsable del tratamiento a comprender mejor y valorar si la
solicitud se ajusta a lo establecido en el RGPD.
Información adicional
que el responsable aporta en la solicitud
Al tratarse de un formulario, el responsable explicará
ciertos puntos importantes que ayuden al interesado a cumplimentarlo y aportar
la documentación necesaria.
También es importante:
a) Informar de que en caso de existir muchas solicitudes y
el responsable no pueda atender dentro del plazo de un mes, cabe la posibilidad
de que pueda prorrogarse dos meses más a partir de la recepción de la
solicitud.
b) Recordar que si se envía la solicitud por medios
electrónicos (email, formulario online, etc.) la documentación esté en un
formato de uso común.
c) Si el responsable del tratamiento considera que puede
rechazar la solicitud, lo pondrá en conocimiento a través de la dirección de
contacto exponiendo las razones e informando del derecho del interesado a
presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos y
llevar a cabo aquellas acciones legales que considere oportunas.
d) Dejar claro que la información que solicita será
entregada de manera gratuita sin perjuicio de que se cobre cuando solicite
varias copias o devengan costes administrativos.