El departamento de Recursos Humanos ha ido evolucionando a lo largo de la historia pasando por diferentes etapas y cuya gestión de la información se ha visto afectada con esos cambios. Antes de la Revolución Industrial el trabajador se consideraba parte del proceso de producción como mano de obra, se escogía a los trabajadores por sus habilidades físicas y la relación jerárquica se basaba en la autoridad.
Será
la Revolución Industrial la que marque el inicio de otra revolución:
la del trabajador. Hasta el momento el trabajo era manual y los sistemas de
producción rústicos. Con la llegada de las máquinas la producción cambia, la
mano de obra debía redirigirse ante la mecanización del trabajo. Ya no se
trataba de trabajadores con determinadas dotes físicas. El trabajo del hombre
era sustituido por la máquina, suponiendo una mayor y rápida producción. Sin
embargo, el trabajador seguía siendo una pieza más de la industria, una
herramienta de producción. Los patronos carecían de conocimientos sobre la
nueva producción y el rendimiento de los trabajadores. Los intereses de unos y
otros chocaban iniciando la lucha de clases ante la idea de que una mayor
productividad necesitaba de un mayor esfuerzo de los trabajadores. La relación
laboral se veía deshumanizada.
Los
problemas en la producción a causa del bajo rendimiento, la falta de una
organización, de una definición de tareas según las capacidades de cada
trabajador con relación al puesto de trabajo y el aprendizaje mediante la
observación de otros trabajadores, obliga a reflexionar y buscar soluciones que
permitan una mayor producción en el menor coste. De esta búsqueda surge
la Escuela Clásica o Dirección Científica del Trabajo. La figura
central de este movimiento es un ingeniero llamado Frederic Winslow
Taylor y su obra “Los principios de la Dirección Científica”
(The Principles of Scientific Management), publicada en 1911. Taylor estaba
convencido de que el problema radicaba precisamente en los intereses
aparentemente antagónicos, aclarando que “no puede haber prosperidad para el
patrón, en un término largo de años, a menos que vaya acompañada de prosperidad
para el empleado, y viceversa”. Para este ingeniero, era posible obtener
mayor productividad (interés del patrón) sin necesidad de un mayor esfuerzo
(interés de los trabajadores). Solo era necesario buscar fórmulas para realizar
tareas de forma rápida y eficaz. Y ahí entra en juego la colaboración o
interacción entre el patrón y los obreros: “la administración debe hacerse
cargo de gran parte del trabajo que ahora se les deja a los obreros y
ejecutarlo ella misma; casi cada uno de los actos del trabajador debe ir
precedido de uno o más actos preparatorios por parte de la administración, que
posibiliten que aquel haga su trabajo más bien y más deprisa de lo que podría
hacerlo en otras circunstancias. Cada hombre deberá ser enseñado a diario y
deberá recibir la más amistosa de las ayudas por parte de los que están por
encima de él, en lugar de verse, en un caso extremo, empujado u obligado por
sus jefes y, en el extremo opuesto, abandonado sin ayuda, a sus propios
medios”.
Posteriormente
surgen nuevas corrientes como la francesa Escuela Universitaria o Escuela
de la Organización, la norteamericana Escuela de las Relaciones Humanas o
la alemana Modelo Burocrático de Weber.
A pesar de
las pequeñas diferencias o puntos de vista que cada una pueda tener, todas
coinciden en la necesidad de cambiar la percepción del trabajador y crear
nuevos recursos que ayuden a una mayor producción utilizando eficientemente
técnicas de gestión de recursos humanos. Ante la presión de los sindicatos se
crea el Departamento de Bienestar Social, lo que ahora se denomina Recursos
Humanos (RRHH).
Los cambios
en la gestión de Recursos Humanos afecta a la privacidad de los empleados
El
Departamento de Personal ha ido adquiriendo mayores competencias desde los
inicios y cobrando importancia con respecto a las demás áreas. La francesa
Escuela de la Administración fundaba su teoría en la necesidad de crear distintas
áreas o departamentos: el de producción o técnico, financiero, administración,
contable, comercial y de seguridad. Para desempeñar las funciones propias de
cada área era necesario seleccionar, formar, asegurar estabilidad y gestionar
los recursos del trabajador. Así, las empresas comenzaron a recopilar
información sobre los trabajadores, sus aptitudes, conocimientos, actividad
dentro de la empresa, los turnos, los días libres, las bajas por enfermedad, el
salario. En esta evolución, ya no se entiende que la motivación del trabajador
sea solamente económica. Se está teniendo en cuenta otros muchos factores
psicosociales como el respeto, la autoestima o el reconocimiento social que le
lleva a hacer su trabajo correctamente. Estos nuevos factores obligan a
recursos humanos a recabar mayor información personal para crear perfiles de
sus empleados, información que hasta ahora era irrelevante. El trabajador ya no
es una mera herramienta propia del concepto mecanicista, es un hombre social,
con una personalidad compleja, que interactúa con su entorno e influye en la
producción. Realmente, de acuerdo con la filosofía de la Escuela de la
Administración, el Departamento de Recursos Humanos ha ido convirtiéndose en
una de las áreas más importantes de la empresa ya que dirige, coordina y
controla a los trabajadores (incluida su información).
Distintas
etapas, distinta información
Recepción
del currículum vítae y preselección
A excepción
del formato de currículum vítae europeo, existen infinidad de modelos con contenido
común y otros datos menos relevantes o carentes de interés. Incluso muchas
empresas diseñan formularios on-line para registrarse directamente. En todos
los casos la información que se solicita es la siguiente:
1.
Información personal
a. Nombre y
apellidos
b. Dirección
completa
c. Número de
teléfono fijo y/o móvil
d. Dirección
de correo electrónico
e. Página
web personal (en algunos casos)
f. Sexo
g. Fecha de
nacimiento
h.
Nacionalidad
i.
Fotografía
j. Número de
la Seguridad Social (en algunos casos)
k. Estado
civil (en algunos casos)
l. Número de
hijos (en algunos casos)
2. Estudios
realizados
a.
Universidad o Centro de formación
b. Nombre
del título
c. Año de
realización del curso
d. Nota
media (en algunos casos)
e. Número de
horas (para formación adicional)
3.
Experiencia laboral
a. Nombre de
la empresa
b. Cargo
ocupado
c. Tareas
realizadas
d. Periodo
en el que se trabajó en la empresa
e. Tipo de
jornada (en algunos casos)
f. Salario
mensual o anual (en algunos casos)
4.
Referencias laborales (en algunos casos)
a. Nombre y
apellidos de la persona de referencia
b. Empresa
c. Cargo
d. Teléfono
e. Correo
electrónico
5.
Conocimientos específicos
a.
Informática
b. Idiomas
6. Aficiones
(en algunos casos)
7. Objetivos
(en algunos casos)
a. Puesto al que desea optar
b. Tipo de
jornada deseada
c. Salario
mínimo y máximo deseado
d. Objetivo
profesional a largo plazo
Resulta llamativo
algunos datos que no son necesarios cuando se trata de una preselección: número
de la Seguridad Social, el estado civil o el número de hijos. En otros casos,
se pide una información extra que puede afectar directamente a otras personas,
como es el caso de las referencias laborales. Aunque la empresa, cargo,
teléfono y correo electrónico entre en el ámbito profesional, el nombre y
apellidos son un dato personal que permite relacionarlo con una actividad y,
sacado del propósito del currículum vítae, puede suponer una valiosa
información extra sobre una tercera persona. Por lo que respecta a las
aficiones, permite una primera aportación de información sobre el perfil
personal del candidato ya que se obtiene más información a partir del análisis
de otros datos.
En este
primer nivel, el seleccionador suele tardar menos de un minuto en leer los
currículum vítae, buscando la información principal que le permita decidir si
reúne los requisitos establecidos. Por tanto, suele aportarse mucha información
que, de no ser seleccionado para la siguiente fase de selección, puede suponer
un riesgo en la protección de los datos personales del candidato. Hay que tener
en cuenta que sobre la empresa recae la responsabilidad de asegurar la
protección de datos contenidos en los conrrículum vítae. Si el candidato ha
presentado el currículum sin previa convocatoria (para entrar en bolsa de
trabajo) o si no ha sido seleccionado, la empresa debe destruir la
documentación de tal manera que no se pueda acceder a los datos o guardarla en caso de necesitar al candidato posteriormente.
Proceso de
selección de personal
Para
seleccionar a un candidato hay dos técnicas: entrevistas y pruebas.
En ambos casos se obtiene mayor información no incluida en el currículum vítae.
Esta información permite definir mejor el perfil psicológico del candidato
además de sus habilidades, relaciones sociales, trabajo en equipo, etc.
1. Test de
selección
En la
mayoría de los casos suelen realizarse antes de las entrevistas. Es un nuevo
filtro para la elección a la vez que examina sus conocimientos, personalidad,
comportamiento, aptitudes, etc. Suele ser información valiosa que ayuda
posteriormente a separar lo que es cierto de lo que no en la entrevista. Tanto
los test como sus resultados se consideran datos de carácter personal al estar
vinculados con la persona que los realiza y, por tanto, protegidos.
2.
Entrevistas
Las
entrevistas es uno de los momentos donde más se obtiene información directa,
aportada por el candidato a través del lenguaje verbal y no verbal. Los datos
que suelen obtenerse son:
a.
Disponibilidad. Suelen preguntar si se puede incorporar inmediatamente, si está
dispuesto a cambiar de residencia, viajar asiduamente o incluso fijar la
residencia fuera de España.
b.
Formación. Aunque estos datos ya figuran en el currículum vítae, se intenta
precisar la información previa y conocer los planes de formación futuros dentro
y fuera de la empresa.
c.
Experiencia profesional. En este tema existen preguntas incómodas para el
candidato que puede aportar datos comprometidos: ¿cuales fueron las causas por
las que dejaste el último trabajo?, ¿cual es tu opinión de tus antiguos jefes y
compañeros?, ¿por qué has estado tanto tiempo sin trabajar?, ¿por qué has
trabajado brevemente en la última empresa?, ¿por qué cambias tanto de trabajo?
Muchas de estas preguntas pueden tener respuestas personales o familiares que
el entrevistador no debería conocer. En estos casos, el que realiza la
entrevista debe tener sumo cuidado de lo que anota y añade al expediente porque
no toda la información que se da es necesaria para hacer una valoración, sobre
todo la información sensible de nivel alto de seguridad.
d. Personalidad.
¿Como te defines a ti mismo?, ¿como reaccionas ante determinadas situaciones?,
¿como prefieres que sea tu jefe, hombre o mujer?, ¿cuales son tus aficiones?,
¿cuales son tus mejores cualidades, tus defectos? Incluso pueden indagar en las
relaciones familiares, con los amigos o intentar obtener información sobre sus
miedos, experiencias traumáticas, etc.
e. Futuro. A
las empresas les interesa el futuro, no para el beneficio de los empleados,
sino para evaluar posibles imprevistos. Las empresas deben saber si el
candidato tiene intención de integrarse en la organización o utilizar el puesto
de trabajo como un escalón más en su experiencia para optar a mayores cargos en
otras empresas. Pero también, y esto afecta en mayor medida a las mujeres, suelen
preguntar si le gustaría formar una familia y tener hijos y cuantos.
3. Dinámicas
de grupo
Son
actividades que realizan distintos candidatos para evaluar las habilidades y
actitudes de cada uno. La información que se obtiene de cada uno es más
fidedigna que en las entrevistas ya que se estudia la interacción entre los
candidatos, las reacciones inconscientes de cada uno en situaciones virtuales,
las actitudes y forma la forma de pensar. Son pruebas que analizan
profundamente la personalidad de las personas y cuyos resultados plasmados en
el informe deben ser considerados como datos personales protegidos.
Conclusión
El optar por
un empleo supone dar determinada información que legislativamente está
especialmente protegida. En caso de violar el derecho al honor e intimidad no protegiendo los datos personales del candidato, el artículo 83.3 del RGPD, la Agencia Española de Protección de Datos puede imponer una sanción administrativa máxima de 10 millones de euros. Si se trata de una empresa dicha multa puede ser “de una cuantía equivalente al 2 % como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior".
Igualmente la Agencia Española de Protección de Datos puede llegar a sancionar a una empresa por no gestionar adecuadamente los datos personales de los candidatos e informarle como se van a tratar, para qué fines y cuales son sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación, Supresión y Oposición. Para cumplir con la normativa europea y española, es necesario que previamente se firme un documento informando precisa y claramente. Y nunca olvidar que los datos son de la persona afectada, del candidato en este caso.
Igualmente la Agencia Española de Protección de Datos puede llegar a sancionar a una empresa por no gestionar adecuadamente los datos personales de los candidatos e informarle como se van a tratar, para qué fines y cuales son sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación, Supresión y Oposición. Para cumplir con la normativa europea y española, es necesario que previamente se firme un documento informando precisa y claramente. Y nunca olvidar que los datos son de la persona afectada, del candidato en este caso.
El
Departamento de Recursos Humanos tiene en su poder una carga importante debido
a la gran cantidad de información que recopila sobre sus futuros empleados y,
lo más importante, los que no son contratados. Tanto unos como otros deben ser
respetados sus derechos constitucionales de privacidad y evitar que se utilice
la información para otros propósitos.