Una de las grandes novedades que el Reglamento General de Protección de Datos incluyó fue el derecho al olvido, a que se supriman o eliminen sus datos personales de un determinado fichero. Viene recogido en el art. 17.1: “El interesado tendrá derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la supresión de los datos personales que le conciernan, el cual estará obligado a suprimir sin dilación indebida los datos personales”.
¿Ante quién hay que
solicitar la supresión de los datos personales?
El reglamento establece explícitamente que hay que dirigirse
al responsable del tratamiento. Para
ello debemos tener previamente toda la información de contacto puesto que el
hecho de tener nuestros datos personales significa que hemos sido informados de
manera clara, inteligible, en un lenguaje sencillo y dado nuestro consentimiento
expreso.
No obstante, si no tenemos claro a quién dirigirnos y de qué
forma podemos solicitar información a la empresa que tiene nuestros datos
personales.
Si el responsable del tratamiento (persona física como puede
ser un autónomo, empresa, asociación, administración pública, etc.) se niega a
facilitar información o llevar a cabo nuestra solicitud, tenemos la opción de
dirigirnos directamente a la Agencia Española de Protección de Datos, organismo
público e independiente que vela por los intereses de los interesados.
Por tanto, primero se pondrá en la solicitud los datos de la
persona responsable del tratamiento: nombre y apellidos o razón social,
dirección, teléfono y correo electrónico.
Identificación del
interesado
El siguiente paso es identificarnos para que el responsable
del tratamiento pueda saber qué datos buscar. Los que nos dedicamos al mundo
del Derecho solemos utilizar un formato o estructura general a la hora de
redactar documentos. En este caso, opto por esta opción para que la información
que se aporta sea clara.
Por tanto, una vez que ponemos los datos del responsable del
tratamiento en el encabezado de la solicitud, como solemos hacer cuando
escribimos una carta, debajo insertamos el título que definirá lo que
solicitamos (sin las comillas):
“Solicitud de supresión de datos de carácter personal”
Seguidamente ponemos los datos que nos identifiquen y los
que puedan ponerse en contacto para futuras notificaciones. Junto a estos datos
pedimos el derecho de supresión e indicamos la norma que nos ampara:
“D./Dña. [nombre y apellidos
de la persona interesada], mayor de edad, con DNI/Pasaporte [número del DNI o Pasaporte], con
domicilio en [dirección completa, CP,
localidad] y correo electrónico [dirección del email], solicito el Derecho de Supresión en virtud del artículo 17 del Reglamento (UE) 2016/679,
general de protección de datos (RGPD), por lo que:”
En caso de que el interesado sea menor de edad o incapaz,
tiene que solicitarlo el tutor legal, quedando así:
“D./Dña. [nombre y apellidos
del tutor legal], mayor de edad, con DNI/Pasaporte [número del DNI o Pasaporte], con domicilio en [dirección completa, CP, localidad] y correo electrónico [dirección
del email], actuando en calidad de tutor/a legal de [nombre del interesado],
con DNI/Pasaporte [número del DNI o
Pasaporte], solicito el Derecho de
Supresión en virtud del artículo 17
del Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos (RGPD), por lo
que:”
Exposición de la
solicitud
Este apartado sirve para exponer los motivos por los que
deseamos que se supriman nuestros datos.
Es importante tener en cuenta qué información trata el
responsable para que determinemos cuales deseamos que se eliminen. Si no lo
sabemos a ciencia cierta hay que solicitar previamente el Derecho de Acceso donde se facilitan todos los datos personales, la
categoría de cada uno y los fines para los que están destinados su tratamiento.
La exposición de los motivos se realizará por puntos:
“EXPONGO”
“I. Que actualmente recopila, almacena y trata los
siguientes datos de carácter personal sobre mí:
- [Numerar todos los datos]
II. Que estos datos se están tratando con la siguiente
finalidad:
[Fines para los que se están recopilando, almacenando y
tratando los datos personales. Esta información debe aportarla previamente el
responsable del tratamiento cuando damos nuestro consentimiento]
III. Que los datos de carácter personal recogidos,
almacenados y tratados [determinar las causas por las que deben ser suprimidos:
a) ya no son necesarios en relación con los fines para los que fueron
recogidos; b) deben ser suprimidos por oponerme al tratamiento sin que existan otros
motivos legítimos para el tratamiento; c) deben ser suprimidos por mi decisión de
retirar el consentimiento para ser tratados los datos personales sin que exista
legitimación por ningún otro fundamento jurídico; d) se están tratando de forma
ilícita; e) existe una obligación legal sobre el responsable del tratamiento; o
f) se han obtenido en relación con la oferta de servicios de la sociedad de la
información].”
Solicitud de suprimir
los datos personales
Se pide la supresión de los datos que el responsable del
tratamiento tenga de nosotros y se añade una serie de condiciones para que haya
garantías como: el plazo máximo, el supuesto de que el responsable considere
que no puede eliminar todos, la obligación de solicitar a terceros que supriman
los datos, etc.
También numeramos este apartado para que sea más
comprensible y establezcamos cada punto de forma clara:
“SOLICITO”
“1. Que en el plazo de un
mes, desde la recepción de esta solicitud, se proceda a la supresión de los datos de carácter personal sobre los
que se ejercita este derecho y sin que exista posibilidad de recuperación y a
notificarme por escrito el resultado de la supresión practicada.
2. Que en el caso de que se haya producido el traspaso,
comunicación, cesión, entrega, consulta, interconexión, transferencia o
difusión de datos los personales a terceros, deberá comunicar la obligación de suprimir dichos datos, conforme establece
el artículo 19 del RGPD. Dicha
comunicación a terceros se realizará teniendo en cuenta la tecnología
disponible y el coste de su aplicación, adoptando medidas razonables, incluidas
las técnicas.
3. Que en el supuesto de que existan copias de seguridad,
replicas o enlaces que lleven a los datos de carácter personal, sean igualmente
suprimidos.
4. Que en el plazo máximo de un mes sea respondida mi
solicitud, desde el momento de recibir la presente. No obstante, si existe
cierta complejidad en el proceso de supresión de los datos personales, podrá
prorrogarse la supresión otros dos meses. Previamente se me notificará dicha
prórroga indicando los motivos de la dilación del proceso.
5. Que en caso de recibir información por medios
electrónicos, se facilitará en formato de uso común.
6. Que el Derecho de
supresión de los datos de carácter personal así como toda información que necesite recibir es gratuito conforme establece el artículo 12, punto 5 del RGPD.
7. Que en el caso de que no den curso a la solicitud de
supresión de mis datos personales, me notificarán por escrito los motivos de
dicha decisión. Si transcurrido un mes no informa o se niega a llevar a cabo la
supresión sin fundamento alguno, me reservo el derecho de presentar una
reclamación ante la autoridad de control, la Agencia Española de Protección de Datos, y ejercitar aquellas
acciones judiciales que estime oportunas.
Atentamente,
[Firma]
En [lugar], a [día] de [mes] de [año]“
Documentación que
debe aportarse
Para probar que realmente somos los titulares debemos
aportar una fotocopia del DNI o Pasaporte. En el caso de intervenir el tutor
legal, también una fotocopia del DNI o Pasaporte además de un documento que
acredite dicha condición: fotocopia del Libro de familia, documento notarial,
resolución judicial, etc.
Si la supresión de los datos es causada por una orden
judicial que obliga al responsable del tratamiento a llevarla a cabo, copia de
dicha resolución.
Cuando se trata de un contrato de servicio que se da por
terminado, una fotocopia del mismo. En el caso de los servicios de telefonía,
por ejemplo, son importantes estas copias para dejar constancia de que no
existe permanencia.
Medio de entrega
Para dejar constancia de la solicitud de supresión de los
datos personales es importante que se entregue de forma que pueda probarse
posteriormente. Para ello existen tres medios fundamentales:
1. Entrega personal.
En este caso se hacen dos copias firmadas. Una se entrega en el lugar donde está
el responsable del tratamiento y la segunda copia nos la quedamos sellada por
el responsable y establecida la fecha de entrega.
2. Burofax. El
Servicio de Correos y Telégrafos puede enviar la solicitud original y, como
acuse de recibo, se nos da una copia con la fecha de salida.
3. Correo electrónico.
Se puede enviar por correo electrónico a la dirección que el responsable del
tratamiento establezca. Para ello es aconsejable escribir la solicitud en el
cuerpo del mensaje y añadir un archivo de texto o imagen firmado junto con la
documentación necesaria. Los formatos deben ser lo más estándar posible para
que el responsable no ponga objeciones. El correo electrónico establecerá la
fecha y hora en que se envía la solicitud.